Compliance fiscal e tributário: os impactos gerados nas empresas

Toda empresa que visa ter sucesso dentro do mercado atual precisa estar atenta às novas tecnologias e metodologias que possam acelerar ou beneficiar o seu modelo de negócio.

Contudo, para dar certo a implantação de novas ferramentas e processos que prometem facilitar e/ou otimizar a rotina empresarial é essencial que as questões estruturais de funcionamento estejam em conformidade.

Logo, a área fiscal é um dos pilares que sustenta todo e qualquer tipo de atividade dentro de uma empresa e mantê-la em dia não é um trabalho simples de se executar.

Afinal, em um país com tanta complexidade fiscal, é necessário adotar processos que ajudem a controlar e gerenciar os dados e as informações de forma que não se deixe nada de fora na hora de declarar.

Com esse objetivo, o compliance fiscal é a solução ideal. Este processo além de garantir que a empresa se mantenha em conformidade com suas obrigações legais, irá otimizar a rotina empresarial e auxiliar na manutenção da saúde financeira do negócio.

É válido ressaltar que por mais que pareça ser um procedimento aplicável somente a grandes empresas, o compliance fiscal é altamente vantajoso para todos os modelos de negócios, desde as micro e pequenas empresas até as multinacionais.

O Compliance fiscal, basicamente, consiste em um conjunto de práticas de adequação dos processos fiscais e contábeis de uma empresa, com o objetivo de se manter em conformidade com as normas legais.

Um estabelecimento para se manter em dia precisa respeitar todas as regras determinadas pelos órgãos de regulamentação que compreendem as mais diversas áreas de um negócio, como:

• Previdenciária;
• Contábil;
• Ciscal;
• Trabalhista;
• Ética;
• Ambiental, entre outras.

Ao implantar processos de compliance fiscal e tributário, a identificação de irregularidades se torna mais ágil e as ações são tomadas de forma estratégica visando os interesses da empresa – o que irá mitigar os riscos de possíveis penalidades e autuações.

Para ficar claro o quão complexo é a área fiscal e tributária, desde a promulgação da Constituição Federal de 1988 já foram publicadas mais de 300 mil leis tributárias.

Em meio a este cenário estar em compliance é garantir que o negócio esteja em conformidade com toda a legislação, eliminando brechas para inconformidades que podem acarretar em multas e penalidades.

Além disso, em um mercado cada vez mais tecnológico e competitivo, estar de acordo com a regulamentação é questão de sobrevivência e uma possibilidade de economia, o que coloca a empresa à frente de seus concorrentes.

O compliance também visa organizar e controlar as mais diversas operações do negócio, afinal, faz parte do processo organizar para registrar e conferir.

Dessa forma, ao ter uma cultura empresarial alinhada ao conceito de compliance a empresa ganha transparência e aumenta de forma significativa as suas chances de sucesso no curto, médio e longo prazo.

Procurar um profissional especializado para ficar responsável pelo compliance de uma empresa é sim uma ótima estratégia, entretanto, essas práticas devem se estender a todas as áreas do negócio.

Isto é, o compliance deve ser inserido na cultura da empresa e ser parte da rotina de todos os sócios e colaboradores.

Dentre as funções de compliance estão:

• Análise de riscos operacionais da empresa;
• Gerenciamento de todas as normas, ditames e procedimentos de cada esfera do negócio;
• Análise e prevenção de fraudes;
• Definição de auditorias periódicas;
• Gerenciamento e análise das políticas de gestão de pessoas;
• Elaboração de códigos de conduta e desenvolvimento de planos;
• Monitoramento da adequação contábil aos padrões e normas internacionais;
• Interpretação e aplicação jurídica e constitucional ao dia a dia da empresa.

Para dar início ao processo de compliance fiscal, antes de tudo, é preciso mapear a situação atual da empresa a fim de identificar gargalos e inconformidades que estejam sendo praticadas de forma sistemática.

O mapeamento inclui:

• Processos internos;
• Metodologias de trabalho;
• Estratégias de gestão de pessoas;
• Políticas de estoques;
• Compatibilidade contábil;
• e entre outros.

Lembre-se, defina como prioridade questões que podem acarretar em sérios problemas no curto ou médio prazo caso não ocorram mudanças.

Porém, possivelmente todas as áreas terão pontos a serem melhorados.

Sendo assim, é imprescindível que cada departamento tenha um líder ou colaborador dedicado para ficar responsável pelas mudanças.

Feito o mapeamento, é hora de definir metas e elaborar um plano de ação.

Certamente essa é uma das etapas críticas na aplicação de diversos processos em uma empresa.

Isso porque, as metas muitas das vezes são definidas de maneira utópica, isto é, sem levar em conta a situação atual do negócio.

Portanto, considere também as limitações ao definir os objetivos para não acabar gerando um desânimo coletivo.

Em processos mais complexos como esse, utilizar uma metodologia de planejamento e implementação é uma ótima maneira de garantir o sucesso, para isso você pode utilizar do método 5W2H.

Dentre as ações que precisarão ser tomadas para alcançar as metas de compliance fiscal e tributário estão:

• Analise e/ou revisão do enquadramento tributário da empresa;
• Monitoramento das obrigações tributárias, fiscais e previdenciárias, assim como os prazos de cumprimento;
• Armazenamento de XMLs dos documentos fiscais de forma segura;
• Cruzamento diário e mensal das escriturações fiscal e contábil;
• Monitoramento das Certidões Negativas de Débito (CND).

Para garantir o sucesso da implantação dos processos de compliance fiscal e tributário é fundamental que seja repassado aos colaboradores as mudanças que estão por vir e isso inclui:

• Alinhamento de valores e objetivos da empresa;
• Esclarecimento de dúvidas, e;
• Apresentação dos benefícios.

Ou seja, como já dissemos algumas vezes no decorrer deste artigo é preciso inserir o compliance na cultura empresarial e a comunicação é a melhor forma de dar início a este processo.

Agora que todos já entendem a importância e as vantagens da aplicação das novas metodologias dentro da empresa, é necessário educar os colaboradores a respeito das novas políticas internas da empresa, assim como das leis inerentes à sua atividade, demonstrando como essas se fazem presente nas responsabilidades do cotidiano.

Com esse objetivo, estabelecer um calendário de treinamento para todos, inclusive para os líderes da empresa, é essencial.

Afinal, os líderes são os exemplos a serem seguidos e a ausência pode colocar todo projeto em risco.

O compliance como procedimento, apresenta diversas vantagens para um negócio, porém, quando interpretado como apenas uma tarefa a ser cumprida, os resultados tendem a ser pouco satisfatórios.

Isso porque, estar em compliance não é uma ação isolada que deve ser executada ao final de períodos pré-estabelecidos.

Estar em compliance é cotidiano e deve ser parte da cultura de uma empresa, logo é preciso alinhar, definir e apontar o caminho que deve ser seguido para atingir a conformidade fiscal e jurídica.

Existe um caminho a ser seguido para alcançar o compliance fiscal, no entanto, não existe uma fórmula que indique exatamente quais são as medidas que uma empresa deve implementar.

E isso se dá devido as empresas possuírem particularidades, ou seja, cada processo deve ser interpretado levando em conta as necessidades, limitações e objetivos do negócio.

Mas de fato, o compliance fiscal e tributário impacta positivamente no desenvolvimento e crescimento de uma empresa.

Ao adotá-lo de forma sistemática o inserindo na cultura empresarial, os resultados irão aparecer e eles por si só demonstram a sua importância na saúde financeira e operacional.