Documentos para Contabilidade

Mensalmente, as empresas devem enviar os documentos para realização da contabilidade. São documentos relativos às operações financeiras do empreendimento, de pagamentos e recebimentos.

Para a maioria das empresas, são solicitados:

• Documentos ref. aos Pagamentos Realizados pela Empresa
• Extrato Mensal da Conta Bancária PJ, em formato OFX
• Extrato Mensal da Conta Bancária PJ, em formato PDF
• Outros Documentos

As empresas comerciais possuem solicitações complementares sobre o estoque e as transações no comércio eletrônico.

Todo pagamento possui uma origem, da qual nasce a obrigação de pagar.

São diversas origens no ambiente empresarial, por ex.º:

• Compra de mercadorias
• Compra de insumos
• Serviços contratados de terceiros
• Pagamento de fornecedores
• Impostos
• Despesas de aluguel, contas de consumo, etc.

Essa origem deve ser documentada, ou seja, precisa haver um documento idôneo que comprove esse gasto financeiro, seja por: Boleto, recibo, guias de impostos, demonstrativo de pagamento, nota fiscal, tickets/cupons de compras, etc.

Entenda este procedimento como uma prestação de contas, onde todo dinheiro que sai da conta da empresa deve ser comprovado.

⚠️Atenção: Somente o comprovante de cartão de crédito/débito, não são documentos válidos e serão desconsiderados.

A maioria dos bancos e outras instituições financeiras, possuem os relatórios em formatos financeiros diversos, como: OFX, OFC, CSV e TXT.

O arquivo em OFX (formato financeiro) é imprescindível para que as informações relativas aos pagamentos e recebimentos sejam importadas ao sistema da contabilidade, onde são feitas as conciliações.

Já o arquivo PDF, é importante para consultas e conferência dos lançamentos, quando o analista tem alguma dúvida no lançamento.

O extrato deve ser sempre referente ao mês anterior e referente ao mês completo (de 01 a 31) e caso seu banco não disponibilize o formato OFX, envie em CSV, TXT ou Excel como alternativa.

Aqui você deve enviar documentos que não se encaixam nos itens anteriores, como:

• Contratos de empréstimos ou financiamentos
• Apólice de seguros
• Contratos de prestação de serviços, etc.

Qualquer documento que tenha impacto financeiro ou patrimonial, deve ser enviado para a contabilidade.

É importante saber que não será todo mês que possuirá estes documentos a serem enviados, quando não tiver, marque na plataforma como “Nada a enviar”

Este é um relatório gerencial essencial para apuração do resultado contábil de sua empresa.

Envie um relatório ou planilha com o valor financeiro total do estoque de mercadorias existente no último dia do mês solicitado. Se sua empresa tiver a modalidade full, lembre-se de incluir o relatório das mercadorias que estão no CD do Mercado Livre, Amazon, etc.

O relatório pode ser gerado diretamente no sistema de gestão utilizado pela empresa ou, se for feito manualmente, deve conter:

• Descrição do Produto
• Quantidade em estoque
• Valor Unitário do Produto
• Valor Total do Produto
• Valor Total de TODOS os Produtos em Estoque

⚠️ Os valores devem ser referentes ao custo de aquisição das mercadorias e NÃO o preço de venda.

Empresas que vendem por plataformas como Mercado Livre, Shopee, Amazon, entre outras, devem enviar uma planilha ou relatório com o resumo financeiro das operações realizadas no mês.

Esse resumo deve incluir, sempre que possível:

• Total de vendas brutas
• Fretes cobrados e/ou subsidiados
• Taxas de intermediação (comissão da plataforma)
• Custos com devoluções ou reembolsos
• Descontos promocionais aplicados

🧾 Se a plataforma disponibilizar relatórios mensais, basta exportá-los e anexá-los. Caso contrário, utilize uma planilha própria com as informações principais.

Esses dados são fundamentais para identificar corretamente as receitas líquidas e os custos envolvidos nas vendas realizadas por canais digitais.

Enquanto você não enviar todos os documentos do mês, ou não sinalizar na plataforma que não há documentos a serem enviados, o sistema continuará enviando lembretes por e-mail automaticamente.

Portanto, mesmo que não haja documentos naquele mês, é essencial acessar o link do e-mail e informar essa condição na plataforma para que o sistema não fique lhe enchendo sua caixa de entrada com mensagens automáticas.

Acesse o Nibo Empresa e se encaminhe para a aba de “Enviar documentos”.

Na nova tela selecione o mês desejado e o pedido solicitado, e clique em “+ Adicionar” para escolher em seu computador os arquivos que deseja anexar.

Após anexar você conseguirá verificá-lo ao clicar sobre o ícone de clips ao lado do documento.

E poderá excluir documentos que desejar ao clicar no ícone de lixeira ao lado de cada arquivo.

Caso não tenha envio naquele pedido no mês específico, basta clicar em “Nada a enviar” e o status ficará como concluído.

Ao adicionar tudo o que desejar neste pedido de documento específico, basta clicar em “Concluir envio”.

E por último, quando concluir todos os envios do mês, em todos os pedidos basta clicar em “Concluir todos”, e tudo ficará automaticamente com o status de concluído.

⚠ Atenção: Um ponto importante a se atentar são os status de cada pedido, veja o significado de cada uma das cores e status:

• Vermelho – Nos casos em que nada tiver sido enviado no período, ele ficará vermelho como pendente.
• Amarelo – Caso você faça um envio parcial, incluindo ao menos um arquivo naquele pedido, o status ficará amarelo.
• Verde – Caso conclua todo o envio do pedido ele ficará verde

Além do acesso direto pelo Nibo Empresa, também será possível acessar diretamente clicando no link no e-mail de solicitação dos documentos, em “Clique aqui para enviar”.

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