Controle financeiro em pequenas empresas

É de conhecimento comum que uma gestão eficiente nos negócios irá resultar em ótimos frutos para a empresa e para o empreendedor.

Mas para ser ter uma boa gestão será necessário que o empresário se dedique a coletar dados, organizar as finanças, detectar padrões, planejar, analisar, executar, pensar a longo prazo etc.

Vai muito além de estar positivo ou negativo, é preciso se orientar para ter tomadas de ações baseadas em dados reais e não simplesmente seguir o “feeling”.

Ou seja, o empreendedor precisa se educar financeiramente e adquirir alguns conhecimentos básicos para colocar em prática uma gestão eficiente no seu negócio.

Pensando nisso, notei a necessidade de desenvolver esse guia para ajudar vocês, empreendedores, a estruturar um bom controle financeiro que independe do tamanho da sua empresa.

Seja para grandes, médias ou pequenas empresas: esse passo a passo irá te guiar até a estabilidade financeira e priorizando o seu entendimento, sem termos complexos.

Antes de darmos início ao guia prático vamos esclarecer 2 pontos essenciais:

• O que é controle financeiro empresarial?
• Qual a sua importância nos negócios?

Para dar início ao desenvolvimento financeiro do seu negócio é essencial que entenda o conceito principal de toda operação.

Esse processo se baseia em analisar a condição financeira de uma empresa num todo, através de diversos procedimentos como a avaliação de movimentações do fluxo de caixa, relatórios financeiros, controle de entradas e saídas, saldos bancários, patrimônio etc.

E afinal, qual o objetivo?

O objetivo por trás de todo processo é garantir que a empresa mantenha os resultados positivos e, caso seja necessário, administrar potenciais crises.

Por isso, é fundamental ter organizado e catalogado todas as finanças e patrimônios da empresa. Só assim será possível elaborar estratégias e previsões seguras para se antecipar frente ao mercado.

Como foi dito logo acima, ter um controle financeiro empresarial irá garantir a estabilidade da sua empresa, tornando possível a previsão de futuros cenários.

Além disso, otimizar a gestão do seu negócio trás consigo diversos e incontáveis impactos.

Por exemplo, após aplicar os 7 passos a seguir, você irá adquirir uma visão ampla sobre a sua empresa.

O que vai refletir nas tomadas de decisões. Seja para expandir ou investir, desenvolver estratégias mais ousadas, considerar o longo prazo, desenvolver novos projetos etc.

E o mais importante, garantir a longevidade do seu negócio de forma saudável e lucrativa.

Agora que já entendemos o que é de fato um controle financeiro empresarial, chegamos à parte que separa “os homens dos meninos”: colocar em prática!

Pensando nisso, elaborei 7 passos simples, mas que farão total diferença para você e sua empresa. Sendo eles:

1. Controle do fluxo de caixa
2. Custos fixos x Custos variáveis
3. Defina um capital de giro
4. Planeje os pagamentos e recebimentos
5. Separe a conta pessoal da empresarial
6. Tenha um capital reservado
7. Consulte o seu contador

Sem mais demora, vamos ao que importa:

Para dar início ao processo, esse é um dos passos mais importantes a se seguir.

Você deve estar se perguntando “por que?”

E eu te respondo.

É porque ao acompanhar e monitorar os registros de saídas e entradas do seu negócio, será possível evitar o acúmulo de dívidas e garantir dinheiro em caixa para futuros investimentos.

Para isso, defina uma rotina. Seja no início ou no final do expediente, diariamente ou semanalmente, só não deixe de fazer.

Lembre-se, não é somente sobre estar positivo ou negativo no final do dia. É preciso fazer um levantamento dos dados, observar e registrar padrões.

Agora que você já registrou e observou os padrões de custos do seu negócio, é preciso classificá-los em uma categoria.

Ao fazer essa classificação se torna possível imaginar cenários futuros, seja para investimentos ou administração de crise.

Sabendo disso, vamos entender melhor o que é Custo fixo e custo variável:

Custos Fixos

São os custos que não estão ligados diretamente ao volume de vendas, como:

• Aluguel;
• Salário dos colaboradores;
• Serviços pagos mensalmente, e;
• Tudo que seja essencial para o funcionamento do seu negócio.

Custos Variáveis

Os custos variáveis, por outro lado, dependem do volume de produção e vendas, como:

• Matéria prima;
• Frete;
• Comissão;
• Imposto etc.

Após mapear os seus custos, a administração do seu negócio se torna mais clara e palpável.

Além disso, como foi dito acima, agora você pode criar previsões futuras a longo prazo de forma segura e mais assertiva.

Definir um capital de giro é uma forma de proteger a sua empresa de potenciais endividamentos e pagamentos de juros.

Isso porque toda empresa vive um ciclo financeiro particular, que se inicia no ato de pagar os seus fornecedores e finaliza no recebimento das vendas.

E para administrar melhor esse “meio tempo”, o seu negócio irá demandar de capital para se manter.

Você pode definir esse valor multiplicando os dias pelos custos diários.

Exemplo:

Uma certa empresa tem um custo/dia de $ 100, e em seu ciclo financeiro, até a realização das vendas ela demandará de 7 dias de capital de giro. Ou seja:

7 x 100 = $700

Agora que você já organizou as entradas e saídas do seu negócio, é hora de desenvolver um plano de contas.

Um plano de contas de forma resumida é o controle das contas a pagar e a receber.

Com isso por exemplo, você pode ajustar as datas de pagamento de seus fornecedores de acordo com o recebimento das vendas.

Na prática, é preciso fazer uma projeção de caixa, que basicamente é uma antecipação do fluxo de caixa nas próximas semanas ou meses.

Com esse objetivo, utilize os dados que coletou do seu fluxo de caixa para estimar o saldo do mês seguinte.

Este é um erro bastante comum que infelizmente muitos empreendedores cometem durante a gestão.

Pode parecer um erro leve, mas a médio ou longo prazo pode ser danoso para ambos os lados.

E para evitar quaisquer problemas futuros, é importante que defina uma porcentagem que represente o seu salário e o restante deve ser depositado na conta da empresa.

Assim, você garante que tudo corra bem e impossibilita que a confusão afete a saúde financeira do seu negócio.

Todos passamos por imprevistos e sem dúvida nenhuma você já precisou gastar mais do que estava planejado, seja porque o computador estragou ou se envolveu em uma batida etc.

E acredite, na sua empresa isso não é diferente.

Para que essas situações não causem impactos significativos e afete o funcionamento do negócio, crie um capital de reserva.

É importante que guarde aos poucos, aproveite os momentos em que há um acúmulo maior de capital, assim você evitará de causar danos no fluxo de caixa da empresa.

E por último, mas não menos importante: Consulte o seu contador.

Isso porque para se ter uma boa gestão, desde o financeiro até o operacional, o contador possui a expertise necessária para te orientar durante todo processo.

Ou seja, será o seu maior aliado!

Além disso, é quem irá te ajudar a entender e corrigir possíveis falhas no seu planejamento, criar estratégias, cenários e otimizar os processos da sua empresa.

“Depois de você, o seu contador é a pessoa que mais entende do seu negócio e dos seus resultados.”

Você deve ser o primeiro a acreditar e investir no seu negócio.

Para se manter competitivo dentro do mercado, é preciso investir em diversos setores como marketing, novas tecnologias que podem facilitar a gestão, inovações etc.

O que quero dizer é que você deve estar atento as novidades do mercado, e se possível sempre um passo à frente.

O segredo é investir e expandir na hora certa e no dia certo. Mas lembre-se, sempre com estratégia e mantendo uma boa gestão.

Ao chegar aqui, fica claro o quão importante é otimizar o controle financeiro da sua empresa.

Concorda comigo?

E para tal função, existem basicamente duas formas de registrar todo processo, no papel ou desenvolvendo uma planilha.

Porém, existem tecnologias que podem ser aliadas na hora de organizar as finanças da sua empresa.

Como é o caso de um sistema ERP, nele é possível acompanhar e organizar tudo, ter um controle centralizado do financeiro, estoque, gerar relatórios etc.

Caso queira entender melhor sobre o sistema ERP: Clique aqui!

Por fim, espero ter te ajudado e guiado o seu negócio rumo a estabilidade financeira.

Até logo.