O que é e como funciona o ERP

O sistema de ERP (Enterprise Resource Planing) significa: sistema de gestão integrado.

Essa plataforma tem como principal função lhe auxiliar na gestão de sua empresa.

Ao integrar todas as atividades em um único lugar, traz ganho de produtividade, controle da operação e centralização de informações.

Dentre as funcionalidades, temos:

• Gestão de estoque;
• Automatização de vendas;
• Emissão de notas fiscais;
• Integração com marketplaces
• Gestão financeira, e
• Gestão de pessoas.

Com a parametrização do ERP, é possível que todas as suas compras sejam integradas ao sistema de gestão, o que irá manter suas entradas no controle de estoque sempre atualizado.

Algumas plataformas fazem essa integração de forma automática por meio do certificado digital da empresa, outras por meio de importação do arquivo XML.

Certamente, por meio do certificado digital a atualização fica ainda melhor, entretanto, o procedimento de importação do XML é simples e rápido.

Seu e-commerce ou sua loja virtual podem estar integrados a diversos marketplaces, como Mercado Livre, B2W, Shopee, por exemplo.

Mesmo assim, todas as suas vendas são registradas em um só lugar, uma só plataforma.

Essa funcionalidade atua também diretamente no seu controle de estoque, permite estimar o volume de vendas, analisar qual canal vende mais, etc.

As plataformas de marketplaces, como o Bling por exemplo, possui a integração com a maioria, ou quase todos canais vendas.

A operação rodando em somente um lugar, auxilia no que já falamos sobre gestão de estoque e automatização de vendas.

Ao centralizar todas essas informações, o fluxo de dados se torna mais fluido, a análise mais assertiva e possibilita a elaboração de estratégias.

Considerando que o sistema monitora suas compras, registra suas vendas em tempo real, com isso, nada mais funcional que controlar as contas a pagar e a receber.

Além de efetuar o registro das automatizações, lhe permite também fazer inserções manuais sobre despesas que não são registrados de forma automática, como o pagamento do aluguel, por exemplo.

Em resumo, a gestão financeira traz informações que lhe permite o controle do fluxo de caixa.

A plataforma também auxilia na gestão de pessoas.

Ao ter todos os setores da empresa integrados em único sistema, facilita a análise da produtividade de sua equipe.

Além disso, a centralização das informações faz com que a comunicação entre os setores seja mais assertiva, o que de fato elimina um gargalo de toda operação, clareia os processos e facilita a identificação e resolução de problemas.

Até aqui já entendemos sobre o que é ERP, como funciona e quais as suas funcionalidades.

Agora, é essencial compreendermos como essa plataforma pode ajudar na rotina da sua empresa.

Considere que seu e-commerce ou loja virtual seja do setor de moda feminina e faz a venda de um sapato por meio do Mercado Livre.

O ERP que já integrado ao marketplace, fará as seguintes ações:

• Registro da venda
• Lançamento da saída do estoque
• Lançamento financeiro, seja à prazo ou à vista;
• Impressão da etiqueta de envio;
• Envio da nota fiscal para o email do cliente;

Pronto, já pode despachar a mercadoria.

O sistema ERP acompanha o crescimento do negócio com todas as ferramentas necessárias para o acompanhamento e análise do desenvolvimento da empresa.

Além disso, tem como objetivo trazer mais inteligência e uma comunicação mais efetiva entre os setores dentro da operação.

Através de automações com inteligência artificial e análises preditivas, torna possível para os colaboradores uma movimentação mais estratégica e assertiva.

Com análise de dados valiosos, pode gerar melhorias para experiência de usuários internos e externos.

É possível também a implantação de outras tecnologias (APIs), que permitem o aumento do nível de compliance nos diferentes departamentos, como o financeiro, RH, compras, estoque, etc.

A implantação do sistema precisa ser feita de forma planejada.

Para evitar maiores problemas é importante contar com uma equipe fiscal especializada na classificação das mercadorias e configurações tributárias.

Entenda melhor sobre os cuidados que devem sere tomados.

É essencial que os ajustes sejam feitos pré-implantação do novo sistema.

O objetivo é ter definido todas as etapas do processo de implantação, a migração de informações, os backups, e todos os cuidados necessários para iniciar o processo.

Faça uma pesquisa criteriosa dos fornecedores dessa tecnologia, para que possa escolher o melhor ERP de acordo com seu negócio.

Não existe a melhor ou a pior, e sim, a quem mais se encaixa na sua operação.

Vale considerar que é importante avaliar as empresas com boas provas sociais e que já sejam experientes no mercado.

Esse é um ponto sensível e pode determinar o sucesso ou fracasso de sua operação.

As implantações fiscais devem ser de acordo com o regime tributário de sua empresa, observando as particularidades:

• Classificação NCM das mercadorias;
• Classificação CSOSN e CST;
• Análise de substituição tributária do ICMS;
• Análise sobre tributação monofásica de PIS e COFINS.

Enfim, podemos perceber que o contador é fundamental nesse processo.

Com conhecimento tributário e experiência em ERP, posso lhe garantir uma implantação fiscal e tributária efetiva.

Selecione as pessoas de sua empresa que irão participar da implantação do novo sistema, que pode ser você mesmo.

Tendo um time maior, é recomendável a participação de um colaborador de cada área, para que o fornecedor do ERP compreenda as particularidades do negócio, e possa garantir que todas as demandas internas sejam vistas e atendidas.

O sistema ERP dependendo do porte da empresa, pode vir a gerar muitos impactos sobre as atividades.

Devido a isso, é de suma importância analisar a ferramenta e entender como ela deve ser utilizada para trazer melhorias aos processos.

Por vezes, é necessário fazer mudanças nos procedimentos internos para aproveitar os benefícios que a tecnologia oferece.

Como pode alterar rotinas, recomendo cuidado para não impactar na cultura da empresa.

O treinamento do time é fundamental para operacionalizar o novo sistema e entender as funcionalidades.

Treine, pratique, treine novamente.

Acompanhe as atualizações do sistema e mantenha treinamentos recorrentes com a equipe.

O sistema ERP auxilia na elaboração de estratégias para o setor de marketing.

Por meio de relatórios você pode notar a queda nas vendas de determinado item.

Com esse dado em mãos, você pode, por exemplo, rodar uma campanha focada no público-alvo que tem interesse nesse tipo de produto.

Para fechar esse assunto, note que o ERP possui diversas funcionalidades e certamente irá lhe auxiliar muito na gestão de sua empresa.

Os valores podem variar de acordo com a plataforma e existem opções bem interessantes financeiramente.

Tudo vai de acordo com o porte de sua empresa e o nível de particularidades que seu negócio possui.

Por fim, me consulte sobre o processo de implantação fiscal/tributária, irei lhe acompanhar durante todo o procedimento e oferecer suporte até que a operação esteja rodando de forma independente.