A gestão e implantação de projetos complexos pode ser uma tarefa desafiadora para qualquer empresa, afinal podem existir diversas variáveis e fatores que podem dificultar o processo.
Nesse contexto, o uso de ferramentas de gestão de projetos, como o 5W2H, pode ser de grande ajuda para facilitar o processo e mitigar ao máximo a possibilidade de erros no percurso.
Neste texto, exploraremos as principais dificuldades enfrentadas pelas empresas e como a utilização do método 5W2H pode auxiliar no planejamento estratégico e na execução.
O que é o método ou ferramenta 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta de gestão muito útil para a elaboração de planos de ação e projetos, que consiste em responder a sete perguntas-chave:
- What (O que será feito?)
- Why (Por que será feito?)
- Who (Quem fará?)
- Where (Onde será feito?)
- When (Quando será feito?)
- How (Como será feito?)
- How much (Quanto custará?)
eduarda Timoteo26/09/2023Pesquisei pelo maps estava querendo um servido rápido e muito bem feito. Fui atendida pelo Dennis e foi super compreensivo, educado, atencioso e trabalho impecável. Está empresa foi totalmente de acordo com os seus serviços e o preço cobrado está de acordo com o do mercado.Rafael CB30/08/2023O contador mais rápido em abertura de empresas que já vi.Rosângela S31/05/2023Atendimento excelente!! Me ajudou muito! IndicoMagno Gregório25/05/2023Meu primeiro contato com Dennis foi super assertivo. Profissional atencioso, comprometido e muitíssimo pontual em suas entregas. Com toda certeza será o início de uma grande parceria! Indico fortemente!Daniel Philipe19/04/2023Melhor contabilidade de todos !Breno P03/04/2023Fui bem atendido, com agilidade e presteza.Paula Lima23/11/2022Não imaginava que seria assim!! O Dennis além de um profissional ímpar é uma pessoa que vê e se importa com o cliente, se colocando em seu lugar e abrindo novos horizontes para nossa Empresa. Obrigada mais uma vez por sua ajuda!! Deus lhe abençoe! Paula - Auto Posto Fonte Luminosa são Paulo LTDACaroline Marcelo23/08/2022Profissional muito competente e pontual em relação a prazos! Recomendo muito o escritório do Dennis, pois além de muito honesto faz tudo com dedicação além de ser um excelente profissional!Tatiana Sousa28/06/2022Otimo atendimento. Resolveram minha demanda com agilidade.
Exemplo prático Método 5W2H
Um exemplo de aplicação do 5W2H seria a elaboração de um plano de marketing para uma empresa.
Suponha que a empresa deseje aumentar suas vendas em 20% no próximo trimestre.
Para isso, o gestor de marketing pode utilizar o 5W2H para planejar suas ações.
- What: A empresa irá lançar uma campanha publicitária para atrair novos clientes.
- Why: A campanha é necessária para aumentar as vendas e alcançar a meta estabelecida.
- Who: A equipe de marketing será responsável pela elaboração e execução da campanha.
- Where: A campanha será lançada em redes sociais, na TV e em anúncios impressos em revistas e jornais.
- When: A campanha será lançada no mês seguinte e terá duração de dois meses.
- How: Serão produzidos vídeos, posts e anúncios impressos com foco no público-alvo definido pela empresa. Serão também oferecidos descontos exclusivos para novos clientes.
- How much: O custo total da campanha será de R$ 50.000,00.
Com as respostas às sete perguntas-chave do 5W2H, o gestor de marketing pode elaborar um plano de ação detalhado para atingir a meta estabelecida de aumentar as vendas em 20% no próximo trimestre.
Vale ressaltar que essa ferramenta pode ser utilizada nos mais variados tipos de projetos, desde um planejamento estratégico de marketing, como você pôde ver acima e até mesmo na implantação de um processo de compliance fiscal nas empresas, por exemplo.
Principais benefícios da aplicação do método 5W2H
Planejamento estratégico
O método 5W2H ajuda a definir claramente o escopo, objetivos, responsabilidades e prazos do projeto.
Isto é, ao responder as sete perguntas-chave do método 5W2H, é possível planejar de forma eficiente todas as etapas do processo, incluindo a definição dos recursos necessários e do orçamento.
Comunicação
O uso da ferramenta 5W2H ajuda a melhorar a comunicação entre os membros da equipe, evitando mal-entendidos e garantindo que todos tenham uma compreensão clara do que precisa ser feito.
Controle e eficiência
É possível também através da aplicação deste método identificar problemas e oportunidades durante o planejamento, o que permite realizar ajustes necessários para garantir a melhoria contínua.
Além disso, ao ter um planejamento claro e objetivo, as tomadas de decisões passam a ser mais assertivas, ou seja, as atividades são executadas de acordo com o planejado e os resultados próximos ao esperado.
Na prática: método 5W2H
What (O que será feito?)
O primeiro passo é definir claramente o que será feito.
Essa definição deve ser objetiva e específica para que todos os envolvidos no processo entendam o seu papel.
É importante que essa etapa seja bem planejada para evitar problemas futuros no desenvolvimento do projeto.
Why (Por que será feito?)
Já na segunda etapa, a ideia é buscar entender qual é a principal motivação.
Melhor dizendo, por que ele é importante para a empresa ou para o cliente?
Compreender as razões que justificam a execução do projeto é fundamental para garantir que ele seja executado com excelência e que os resultados esperados sejam alcançados.
Where (Onde será feito?)
Aqui, é necessário definir onde o projeto será executado.
Isso pode incluir tanto um local físico ou um ambiente virtual em que ele acontecerá.
Essa definição é importante para assegurar que os recursos necessários estejam disponíveis no local e que o time possa se reunir para executar as atividades necessárias.
When (Quando será feito?)
Nessa etapa, é onde se deve definir quando será executado.
Ou seja, estabelecer prazos, datas de início e conclusão. Dessa forma, é possível estabelecer que o projeto seja entregue dentro do prazo.
Leve em consideração o tempo necessário para cada etapa e para possíveis imprevistos.
Who (Quem fará?)
Agora, é preciso nomear os responsáveis pela execução do projeto.
É importante atribuir responsabilidades claras para cada membro da equipe, definindo quem fará o quê durante todo período.
Isso irá evitar confusões entre o time e garantir que as atividades sejam executadas por pessoas com as habilidades e competências necessárias.
How (Como será feito?)
Pronto, agora é hora de estabelecer como o projeto será executado.
Isso inclui a definição dos processos, metodologias e ferramentas que serão utilizadas durante a execução.
How much (Quanto custará?)
Por fim, é necessário fazer uma previsão de custos.
Isso inclui o cálculo de todos os recursos necessários, incluindo mão de obra, materiais, equipamentos, entre outros.
Ao ter essa etapa bem planejada, é possível evitar surpresas no orçamento durante ou após a conclusão do projeto.
Conclusão
Em resumo, o método 5W2H é uma ferramenta simples e eficaz para planejar e gerenciar projetos.
Portanto, essa é uma ferramenta valiosa que pode ajudar na implantação de novos processos internos e no planejamento de diversas atividades.
Ao responder as sete perguntas fundamentais é possível obter um plano de ação claro e conciso, estabelecendo responsabilidades, prazos e recursos necessários para alcançar um objetivo específico.
Concluindo, para planejar e colocar em prática é preciso ter um método e o 5W2H é uma das melhores opções.
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