Organização financeira para pequenas empresas

Entenda por onde começar e o que precisa ser feito para desenvolver uma boa organização financeira para pequenas empresas. Além disso, aqui você irá entender também a importância dos números na gestão de micro e pequenas empresas. Faça uma ótima leitura!

A organização financeira para pequenas empresas, encarada com método de gestão, ainda é um tema que habita o imaginário do empreendedor, do pequeno empresário, em segundo plano ou um processo necessário somente para as grandes empresas.

Porém, a verdade é que gerir as finanças do seu negócio não é um luxo empresarial. Pelo contrário, é o que irá manter a empresa em funcionamento e trazer clareza sobre o desempenho dos negócios.

Uma gestão financeira eficiente possibilita, por exemplo, a elaboração de estratégias para impulsionar suas vendas, a partir do momento que você possui um maior entendimento sobre toda operação.

Além disso, sem controle dos números, sua empresa fica desprotegida, sem retaguarda.

Mas afinal, por que isso acontece?

• Por onde começar;
• Quais os primeiros passos;
• Como acompanhar.

Por mais óbvio que seja, esse é dos erros mais graves e mais praticados que vejo diariamente na contabilidade, as contas pessoais misturadas, ou melhor, bagunçadas, com as contas da empresa.

O empresário paga o aluguel da loja na sua conta pessoa física, passa o cartão da empresa na pizzaria, paga a conta de energia da empresa na conta da esposa ou do marido, enfim, uma bagunça sem fim, que descontrola a empresa e você, os dois conseguem perder ao mesmo tempo.

É uma tarefa que no primeiro momento não é fácil de ser executada, mas é imprescindível, é o primeiro passo, o básico.

O caminho das pedras que vai ajudar você e seu contador:

1. Precisa pagar uma conta pessoal e não tem dinheiro na conta particular? Não pague pela conta da empresa, transfira da conta da empresa para sua conta pessoa física e faça o pagamento.
2. Ou, precisa pagar uma conta da empresa e não tem recurso em caixa, mas você tem dinheiro na sua conta pessoal? Transfira o valor para a conta da empresa e pague por lá.

Compreenda a dinâmica: Empresa empresta para sócio, sócio empresta para empresa. Depois, com uma planilha básica, controle quem está devendo quem e vá pagando aos poucos.

Se você não tiver ou não souber operar com Excel, o Google tem uma ferramenta gratuita e online, o Google Sheets, se realmente não souber trabalhar com planilhas, anote no celular, no papel de pão, mas controle isso.

Se você for meu cliente eu vou te agradecer por me ajudar a te ajudar.

Vamos analisar alguns dados coletados pelo Sebrae sobre as causas de encerramento das atividades das micro e pequenas empresas no Brasil.

Perceba por esses dados, que a falta de organização financeira e desconhecimento sobre os números da empresa, pode ter sido a razão desses números preocupantes.

Ou seja, de nada adianta prestar um serviço exemplar, ter um produto magnifico, uma comunicação assertiva e um mercado aquecido, se o tratamento da empresa com as finanças é deixado em segundo plano.

Logo, você irá perceber que todo empreendedor que pretende ter um negócio bem-sucedido precisa ter a educação financeira como aliada.

Mesmo porque, é um paradoxo completo ter a pretensão de construir um negócio bem-sucedido financeiramente e não saber lidar com as finanças.

Talvez você esteja iniciando agora, ou já tem seu empreendimento, muita atenção, dê a devida importância a esse assunto, estude, conheça mais, tenha um contador com quem possa conversar e te assessorar, todos ganham.

Por fim, comece hoje mesmo e se possível agora.

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Os relatórios contábeis são a demonstração real sobre a saúde financeira de sua empresa.

Os que considero mais relavantes para as micro e pequenas empresas:

• Demonstrativo do Fluxo de Caixa
• Demonstração de Resultados do Exercício (DRE)
• Balanço Patrimonial

De forma resumida, estes relatórios financeiros serão fundamentais nas tomadas de decisões estratégicas, é preciso aprender interpretá-los para tirar o maior proveito dos dados e fazer as melhores escolhas.

Agora, se você não conhece, não sabe do que se trata, é importante que se aprofunde sobre o assunto.

Estude, busque, leia, você não precisa estar na faculdade para aprender. Além de muito material gratuito no Youtube, existem diversos livros disponíveis em lojas online sobre Administração, Negócios e Economia, vão te ajudar muito.

Já vou deixar um link direcionado para este conteúdo na Amazon: Livros sobre Negócios, Administração e Economia

Para entrarmos nesse assunto você precisa entender 2 conceitos, o que é: Regime Caixa e Regime Competência.

Em termos mais simples, o regime caixa trata de tudo que entra e sae da conta bancária ou do caixa do seu negócio, diariamente, que está disponível e gera um fluxo financeiro, o Fluxo de Caixa.

Já o regime competência, trata das entradas e saídas, seja de mercadorias, vendas, compras, etc; não levando em consideração se o pagamento ou recebimento foi realizado.

Um exemplo rápido: Uma loja de roupas vendeu no dia R$ 1.000. Desses 1.000, recebeu 400 à vista e 600 por cartão de crédito.

Pelo regime de competência, a loja vendeu R$ 1.000, porém, no fluxo de caixa desse dia, o valor agregado foi 400.

Esses 600 vão fazer parte do fluxo de caixa de outro dia, o dia do recebimento.

Então, o fluxo de caixa é um relatório contábil e financeiro onde se deve anotar todas as entradas e saídas de dinheiro (capital), de ponta a ponta.

Entradas de caixa:

• Recebimento à vista e a prazo;
• Entrada de valores por negociação de ativos ou empréstimo do sócio.

Saídas:

• Aluguel, energia elétrica, água, internet;
• Insumos, impostos, compra de equipamentos;
• Pagamento de funcionários, pró-labore dos sócios, etc.

O fluxo de caixa é um processo que traz benefícios de curto prazo, porém suas maiores vantagens virão no acúmulo de dados registrados.

Todo empreendimento possui um padrão de compras e vendas.

Sendo assim, em um mês de registro apenas, já é possível prever prováveis cenários para o mês seguinte e assim, sucessivamente.

O objetivo desse processo é garantir que sempre haja capital, ou seja, dinheiro disponível no caixa da empresa para fazer os pagamentos necessários.

Para isso, é necessário mensurar, projetar movimentações futuras e só assim será possível evitar que sua empresa se comprometa financeiramente.

Agora que começa a observar as finanças com um olhar mais apurado, comece anotar todos os gastos e ganhos, principalmente aqueles que não são à vista, para que possa ter a possiblidade de previsão do fluxo de caixa no dia do pagamento ou recebimento.

Com isso, perceba que você irá encontrar bons insights e fará um uso otimizado do capital, seja para economizar e criar uma reserva maior para o seu empreendimento ou para fazer investimentos imediatos de melhoria.

O Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) possui uma estrutura que leva em consideração o Regime de Competência.

Ou seja, não considera se o pagamento ou recebimento foi realizado.

Assim, através do DRE, você será capaz de analisar a evolução da receita e comparar aos meses anteriores, identificar onde estão os maiores gastos, quais despesas possam ser cortadas, estabelecer o custo operacional, enfim, ter uma visão paranonâmica dos negócios.

Perceba que este é um relatório fundamental para mensurar seus resultados reais e é apurado pelo contador, que deve estar alinhado com suas operações.

Receitas brutas: As receitas brutas são todas as vendas que ocorrem, independemente do recebimento.

Deduções de vendas: São os impostos sobre as vendas, as devoluções e cancelamentos.

Receita Líquida: É o resultado da subtração (Receitas Brutas – Deduções de vendas)

Custo de vendas: Todo gasto que a empresa tem para vender: compras de produtos,  matérias primas, embalagens, fretes, etc; não deixe de incluir aqui as comissões pagas aos vendedores.

Lucro Bruto: É o resultado da subtração (Receita Líquida – Custos de vendas)

Despesas Operacionais: Como o próprio nome diz, são as despesas que fazem a sua operação “rodar”, são todas despesas essenciais para o funcionamento da empresa, como: Aluguel, água, luz, internet, salários, pró-labore, etc.

Resultado Líquido: E ao final chegamos ao resultado real da empresa, esse valor se dá pela subtração: Lucro Bruto – Despesas Operacionais.

Essa é uma estrutura muito básica de uma DRE.

De acordo com o perfil da empresa, a contabilidade pode fazer inúmeras subclassificações que sejam importantes o administrador da empresa.

Agora é possível analisar o verdadeiro desempenho da sua empresa, que pode ser positivo ou negativo.

Lembre-se, todos os relatórios financeiros dependem de um histórico de registros, sendo assim, o quanto antes você começar é melhor!

O Balanço patrimonial também chamado de Balanço Contábil é um levantamento de todos os bens, direitos e obrigações que uma empresa possui e a melhor forma de identificar suas fontes de recursos e investimentos.

Geralmente o Balanço Patrimonial nas micro e pequenas empresas é elaborado anualmente, de 01 de janeiro a 31 de dezembro.

E para isso, é necessário ter um bom controle de fluxo financeiro do negócio e fornecer ao contador toda documentação separada e organizada.

Vale ressaltar que todas as empresas, exceto os microempreendedores (MEI), devem apresentar o balanço patrimonial.

A estrutura deste relatório é dividida entre ativo, passivo e patrimônio líquido.

São todo os bens e direitos que uma empresa possui, ou seja, tudo aquilo que pode gerar um valor econômico ou intelectual: veículos, maquinários, imóveis, terrenos, móveis, mercadorias, estoques, contas a receber, marcas, patentes, etc.

Já os passivos são todas as obrigações que uma empresa possui, ou seja: salários de funcionários, contas mensais, pagamento de fornecedores, financiamentos, dívidas a longo prazo, etc.

O Patrimônio Líquido é o resultado de todo processo.

Para isso, é necessário fazer a soma de todos os recursos da empresa, considerando os valores investidos pelos sócios, o capital social, prejuízos e lucros acumulados.

Pronto, agora você já compreende a importância e as diferenças entre os relatórios contábeis e financeiros.

Mas, como utilizá-los para tomar decisões estratégicas para o meu negócio?

Cada relatório possui a sua própria estrutura e responde perguntas especificas do seu negócio.

Observe que o Balanço Patrimonial é uma visão macro da sua empresa, em um período maior de tempo e é utilizado para análises mais abrangentes, como por exemplo, o índice de liquidez, para verificar se os seus bens são suficientes para pagar suas obrigações a curto prazo, entre outros.

A DRE traz resultados em períodos menores, uma resposta de resultado mensal para analisar a lucratividade do negócio.

O Demonstrativo do Fluxo de Caixa traz uma visão diária, se sua intenção é analisar as movimentações financeiras diárias e verificar a saúde do seu Capital de Giro.

Aqui, concluímos o nosso artigo de hoje: “Organização financeira para pequenas empresas”. É muita informação de uma só vez e esse ainda é o raso, ainda aprofundarei mais sobre esse assunto.

Mas, torço para ter trago pelo menos o entendimento de como é importante ter uma gestão financeira e contábil eficiente em seu negócio, o quanto irá possibilita r um entendimento e uma análise de sua empresa.

Mais uma vez, estude, leia, participe de palestras, com o tempo, seus conhecimentos serão aprofundados sobre as finanças, e será possível extrair informações de alta relevância e que podem influenciar de forma direta nos resultados que sua empresa irá proporcionar.

Para conhecer melhor sobre meu trabalho e como posso te ajudar nessa caminhada, todos os meus contatos estão abaixo e você pode também fazer contato pelo formulário do site.

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